Minder stress door slimmer timemanagement

Wat is timemanagement?

Er zijn boeken en zelfs bibliotheken volgeschreven over timemanagement. Klassiekers zijn bijvoorbeeld ‘Diep werk, werken in een wereld vol afleiding’ van Cal Newport en ‘De zeven eigenschappen van effectief leiderschap’ van Stephen R. Covey. Beide boeken geven tips en advies over hoe je je tijd effectiever kunt gebruiken. Timemanagement gaat dus over slimmer met je tijd omgaan en beter plannen en organiseren. Belangrijk daarbij is zicht krijgen op je prioriteiten: wat is op dit moment mijn tijd, aandacht en energie waard? Als je dat helder hebt, kun je je beschikbare tijd optimaal benutten.

Wat levert timemanagement je op?

Door efficiënter met je tijd om te gaan, neem je dingen in handen. Dat geeft je een gevoel van regie over je leven, wat op zijn beurt weer focus en rust brengt. Dat is de hoofdwinst. Andere mooie voordelen: je maakt doordachte keuzes en staat bewuster in het leven, je krijgt meer gedaan en bent productiever, je stelt minder uit en haalt de doelen die voor jou van waarde zijn. Samengevat voel je je gelukkiger en ervaar je een gezonde werk-privébalans, met meer controle en minder stress. Redenen genoeg dus om je de principes van timemanagement eigen te maken.

Wat is de eerste stap bij timemanagement?

Een overzicht krijgen van al de to do’s in je hoofd is de eerste stap van timemanagement. Dat doe je via de zogenoemde ‘gedachtedump’. Hierbij schrijf je alles op wat er in je hoofd opkomt. Het resultaat is een lijst van taken, klussen en activiteiten die je nog af te ronden hebt. Dit kan chaotisch en zelfs overweldigend aanvoelen, maar het zorgt voor een leeg hoofd en daarmee al voor een klein beetje rust.

Wat is de basis van timemanagement?

Na de ‘gedachtedump’ is het tijd voor de essentie van timemanagement: prioriteiten stellen en keuzes maken. Dat doe je via twee vragen:

1. Is iets belangrijk?
2. Is iets dringend?

Je krijgt dan de volgende opties, met oplossingen:

• Een taak is belangrijk én dringend: in dat geval is het zaak om de taak meteen aan te pakken. Deze klussen krijgen voorrang.
• Een taak is belangrijk, maar niet dringend: deze taak mag je niet vergeten en voer je zelf uit, maar hoeft niet meteen. Deze opdracht plan je in.
• Een taak is dringend, maar niet belangrijk: dit hoeft niet door jou opgelost te worden en kun je delegeren, zeker als iemand anders het sneller, beter of goedkoper kan.
• Een taak is niet dringend en niet belangrijk: deze taak krijgt je laagste prioriteit. Je schrapt hem van je lijstje en voert hem alleen uit als je tijd over hebt.

Hoe pak je uitstelgedrag aan?

Uitstelgedrag, oftewel procrastinatie, is iets typisch menselijks. We kijken op tegen een taak en hebben als bij toverslag telkens iets belangrijkers te doen. Toch blijft het vaak onderhuids knagen, met alle onrust en stress van dien.

Hoe pak je uitstelgedrag aan? Onderzoek bij jezelf welke gedachten en gevoelens je uit de weg gaat door iets op de lange baan te schuiven. Vaak beginnen we niet aan iets moeilijks omdat we bijvoorbeeld onze faalangst niet willen voelen. Het is dan zaak om dit te beseffen en je angst of ongemak even te verdragen. Met de angst of het ongemak onder de arm toch datgene doen wat belangrijk is, dat is het idee. Omdat het je op langere termijn een gevoel van opluchting en ontspanning geeft.

Een meer praktische tool is het onderscheid maken tussen projecten en taken. Als er een groot project op je to-dolijst staat, dreigt namelijk uitstelgedrag. Het voelt groot en intimiderend, waardoor je er de tijd niet voor maakt of vindt. Het geheim is dan om het project op te delen in kleine stappen, oftewel taken, die je één per één afwerkt.

Het is belangrijk om die taken zo concreet mogelijk te maken: wanneer ga je ze doen, hoeveel tijd ga je eraan besteden, wiens hulp heb je nodig, hoe moet het eruitzien als het af is? Tip: houd bij je tijdplanning ook rekening met zaken die onverwacht fout kunnen lopen en bouw wat reservetijd in. Het resultaat: een gevoel van overzicht en controle.

Op welke manier optimaliseer je je concentratie?

Focus en concentratie zijn onontbeerlijk bij timemanagement. Niet altijd makkelijk, in deze tijden van landschapskantoren, apps waarin je eindeloos kunt scrollen en voortdurend binnenkomende notificaties op je smartphone. Bij timemanagement gaat het om werken op basis van overzicht en prioriteit, waarbij je aandachtsslurpers zoveel mogelijk neutraliseert of uitschakelt. Dit maakt je productiever, en je werkt ook gerichter, relaxter én je levert meestal betere kwaliteit af.

Enkele tips:

• Onderzoek toont aan dat open spaces je minder productief maken en je aandachtsspanne er lager is. Wie werkt in een aparte ruimte, is meestal productiever.
• Schakel de notificaties op je computer en smartphone uit. Die berichten zijn meestal niet dringend en kunnen een paar uur wachten.
• Werk voor e-mails en andere berichten met tijdsblokken, bijvoorbeeld: ’s ochtends een uur en na de middag een uur. De rest van de tijd werk je je taken één voor één af. Dit voorkomt dat je reactief voortdurend op berichten ingaat en aan het einde van de dag het gevoel hebt niks af te hebben gekregen.
• Gebruik een noise cancelling hoofdtelefoon. Die dempt storende omgevingsgeluiden, bijvoorbeeld van bellende collega’s, waardoor je rustig en geconcentreerd kunt werken.
• Zorg voor een bij jouw concentratievermogen passend werkschema. Vroeg in de ochtend is het meestal rustig en is je hoofd nog fris. Plan hier de werkzaamheden die veel focus vragen. Na de middag pak je wat meer routineuze klussen aan, waar een drukkere omgeving of een voller hoofd minder impact op hebben.

Kortom, hoe helpt timemanagement  je ontstressen?

Door efficiënter met je tijd om te gaan, neem je de regie over je (werk)leven in handen. Je werkt responsief: jij bepaalt het overzicht en plant je taken op basis daarvan in, in plaats van reactief: wanneer je zonder plan of structuur reageert op elke mail, aanvraag, telefoontje…  Dat levert je veel moois op. Niet alleen krijg je meer gedaan en is de kwaliteit van je werk beter, je ervaart ook een gevoel van controle en rust. Ook uitstelgedrag krijgt veel minder kans, wat bijdraagt aan je focus en een ontspannen gevoel. En last but not least: je balans werk-privé gaat er zienderogen op vooruit

Cogniton Focus bevat ginkgo biloba, vitamine D3, selenium en fosfatidylerine, en draagt daarmee bij tot een beter geheugen en een scherpere focus.

Metarelax Metagenics: Magnesiumsupplement dat bijdraagt tot het verminderen van vermoeidheid en stress.

A.Vogel Magnesium Focus en concentratie : Voedingssupplement voor betere concentratie