Mieux gérer son temps pour moins de stress

Nous connaissons tous ce sentiment de courir après le temps. Et les conséquences ne se font pas attendre : fatigue, stress et frustrations. Souhaitez-vous également une vie (professionnelle) plus sereine et structurée ?
Dans ce cas, la gestion du temps, qui consiste à apprendre à utiliser son temps de manière plus efficace et ainsi à libérer plus de temps, est la clé du succès.
Qu’est-ce que la gestion du temps ? Et comment l’appliquer au quotidien ?
Dans cet article, nous répondons à toutes vos questions sur la gestion du temps et vous donnons des outils pour vivre une vie moins stressante, mieux structurée et plus relax.

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

Il existe tellement de livres consacrés à la gestion du temps qu’ils pourraient remplir une bibliothèque. Parmi les classiques du genre : Deep work, Retrouver la concentration dans un monde de distractions et Les 7 habitudes de ceux qui réalisent tout ce qu’ils entreprennent de Stephen R. Covey. Ces deux ouvrages donnent des conseils pour mieux tirer parti de son temps. La gestion du temps consiste donc à utiliser son temps plus intelligemment, à mieux planifier et s’organiser. Il est important d’avoir une vision claire de vos priorités : qu’est-ce qui mérite actuellement que j’y consacre mon temps, mon attention et mon énergie ? Une fois que vous aurez clarifié ce point, vous pourrez utiliser au mieux le temps dont vous disposez.

Qu’est-ce que la gestion du temps vous apporte ?

En étant plus efficace dans la gestion de votre temps, vous reprenez les choses en main. Cela vous donne le sentiment d’avoir le contrôle de votre vie, ce qui vous apporte concentration et sérénité. C’est le principal avantage. Autres avantages intéressants : vous faites des choix réfléchis et êtes plus conscients de votre vie, vous faites plus de choses et êtes plus productifs, vous procrastinez moins et vous atteignez les objectifs qui vous tiennent à cœur. En résumé, vous vous sentez plus heureux et vous atteignez un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée, en gardant le contrôle et avec moins de stress. Autant de raisons d’adopter les principes de la gestion du temps.

Quelle est la première étape de la gestion du temps ?

La première étape en matière de gestion du temps est d’avoir une vue d’ensemble de toutes les tâches auxquelles vous pensez. Pour ce faire, il convient de procéder à ce que l’on appelle la « purge des pensées ». Il s’agit d’écrire tout ce qui vous passe par la tête. Il en résulte une liste de tâches, de corvées et d’activités qu’il vous reste à accomplir. Cette démarche peut sembler chaotique, voire écrasante, mais elle vous permet de faire le vide dans votre tête et de retrouver un peu de sérénité.

Quels sont les fondamentaux de la gestion du temps ?

Il est maintenant temps d’entrer dans le vif du sujet : prioriser et faire des choix. Vous devez vous poser deux questions :

  1. Est-ce important ?
  2. Est-ce urgent ?

Ce qui vous donne quatre possibilités :

  • Une tâche est importante et urgente : dans ce cas, il faut immédiatement s’en occuper. Elles sont prioritaires.
  • Une tâche est importante, mais n’est pas urgente : il ne faut pas l’oublier, mais vous ne devez pas vous en occuper à la seconde. Planifiez-la.
  • Une tâche est urgente, mais n’est pas importante : vous ne devez pas vous en occuper vous-même, vous pouvez la déléguer, surtout si une autre personne peut la mener à bien plus vite, mieux ou à moindre coût.
  • Une tâche n’est ni urgente ni importante : cette tâche est la moins prioritaire. Vous la supprimez de votre liste et l’effectuez uniquement lorsque vous avez du temps.

Comment éviter la procrastination ?

La procrastination est un phénomène typiquement humain. Vous devez vous lancer dans une tâche et, comme par enchantement, il y a toujours une chose plus importante à faire. Pourtant, la procrastination continue souvent à nous ronger, à nous causer de l’anxiété et du stress.

Comment faire face à la procrastination ? Essayez de déceler les pensées et les sentiments que vous esquivez en remettant les choses à plus tard. Souvent, nous ne commençons pas quelque chose de difficile parce que nous avons peur de ne pas y arriver, par exemple. Il s’agit alors d’en prendre conscience et de surmonter cette peur ou ce malaise. Malgré les craintes ou l’inconfort, continuez à faire ce qui est important. Parce qu’à long terme, cela vous procure un sentiment de soulagement et de détente.

Un outil plus pratique consiste à faire la distinction entre les projets et les tâches. En effet, si vous avez un gros projet sur votre liste de choses à faire, la procrastination vous guette. Il vous semble colossal et intimidant, et vous ne prenez pas ou ne trouvez pas le temps de vous y consacrer. Le secret consiste alors à diviser le projet en petites étapes, ou tâches, que vous accomplirez une par une.

Il est important de rendre ces tâches aussi concrètes que possible : quand les ferez-vous, combien de temps y consacrerez-vous, de qui aurez-vous besoin, quel sera le résultat une fois terminé ? Conseil : lorsque vous planifiez votre temps, tenez également compte des imprévus et prévoyez une marge. Résultat : vous aurez l’impression d’avoir une bonne vue d’ensemble et de contrôler la situation.

De quelle façon optimiser sa concentration ?

L’attention et la concentration sont indispensables à la gestion du temps. Ce n’est pas toujours facile, à l’ère des bureaux paysagers, du défilement infini de contenus sur des applications et des notifications qui arrivent en permanence sur votre smartphone. La gestion du temps consiste à travailler sur la base d’une vue d’ensemble et de priorités, en neutralisant ou en éliminant autant que possible les éléments qui accaparent l’attention. Vous êtes ainsi plus productifs, vous travaillez de manière plus concentrée, plus détendue et vous produisez généralement un travail de meilleure qualité.

Quelques conseils :

  • Les études montrent que les espaces ouverts diminuent la productivité et font baisser l’attention. Les personnes bénéficiant d’un espace à part sont généralement plus productives.
  • Désactivez les notifications de votre ordinateur et de votre smartphone. Ces messages ne sont généralement pas urgents et peuvent attendre quelques heures.
  • Prévoyez un créneau horaire pour vous occuper de vos e-mails et autres messages, par exemple, une heure le matin et une heure l’après-midi. Le reste du temps, terminez vos tâches une à une. Cela vous évite de répondre constamment aux messages et d’avoir l’impression de n’avoir rien fait à la fin de la journée.
  • Utilisez un casque antibruit. Il atténue les bruits ambiants gênants, par exemple les appels de collègues, ce qui vous permet de travailler tranquillement et de vous concentrer.
  • Assurez-vous que votre horaire de travail est adapté à votre capacité de concentration. Il fait généralement calme tôt le matin et vous avez les idées claires. Planifiez des tâches qui demandent beaucoup de concentration à ce moment-là. L’après-midi, prévoyez des tâches plus routinières qui ne nécessitent pas un environnement très calme ou une grande clairvoyance.

Comment la gestion du temps vous aide-t-elle à vous déstresser ?

En gérant votre temps plus efficacement, vous reprenez le contrôle de votre vie (professionnelle). Vous travaillez de manière proactive : vous composez votre liste récapitulative et planifiez vos tâches en conséquence, plutôt que de manière réactive : lorsque vous réagissez à chaque courriel, demande, appel téléphonique sans plan ni structure… Les avantages qui en découlent sont nombreux. Vous accomplissez plus de choses et la qualité de votre travail s’améliore, vous éprouvez également un sentiment de contrôle et de calme. La procrastination est également beaucoup moins probable, ce qui contribue à votre concentration et à votre sentiment de détente. Enfin, l’équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie privée s’améliorera sensiblement.

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